Всеки се е сблъсквал с проблемите по легализация и заверки на документи от чужбина. Най-естествено е да се обърнем към съответната институция, за която документът е предназначен, и да попитаме дали е необходим апостил.

Няколко са начините, чрез които един документ от чужбина може да бъде валиден и годен за ползване в България. В практиката тези способи биват погрешно разбирани и нерядко бъркани един с друг. Именно тези различия водят до противоречивата интерпретация от държавните учреждения на валидната легализация.

Това от своя страна дава отражение върху техните изисквания за поставянето на апостил като форма на удостоверяване на документи от различни държави. Много често тези правила се прилагат неправомерно и незаконосъобразно.

В практиката на българските институции се е наложило разбирането, че щом документът е снабден с апостил, това го прави валиден, като например нотариалната заверка на българския нотариус. Основание за този извод ни дават зачестилите искания за предоставяне на документи от чужбина с апостил, дори и когато няма такова законово изискване.

В кои случаи е необходимо удостоверяване с апостил


Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове, подписана в Хага на 5 октомври 1961 г., влиза в сила за България на 30 април 2001 г. Целта на конвенцията е да установи единен способ за удостоверяване валидността и истинността на документите от чужбина чрез поставяне върху тях на специално обозначение (Apostille) или като приложение към тях.



Апостилът е специалната заверка от държавата, в която документът е издаден. Снабдените с апостил документи не се нуждаят от допълнителни заверка и легализация както в държавата, в която са издадени, така и във всички страни по конвенцията, за които те са предназначени. Поставянето на апостил върху чуждестранния документ е своеобразна форма на легализация.

След снабдяването с апостил документите подлежат на формална процедура от консулския отдел на МВнР, при която се заверява подписът на заклетия преводач. Така се удостоверява верността на извършения превод. В тези случаи заверката от МВнР не е легализация, както често го наричат дори и лицензираните агенции, като по този начин внасят допълнително объркване и неяснота.

Необходимо е да бъде направено разграничение от т.нар. легализация като един от способите за удостоверяване на документи от чужбина и удостоверяването с апостил. Легализиране на документи от други държави е необходимо тогава, когато за тези държави не се прилагат никакви облекчени процедури - нямат подписани двустранни договори за правна помощ с България или не са страна по

Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове от 1961 г.
За улеснение на интернет страницата на МВнР са публикувани списъци на държавите – страни по Хагската конвенция, и на тези, с които България има сключени договори за правна помощ. По този начин всяко заинтересувано лице може да направи необходимата му справка.

Случаите, в които изискването за апостил отпада


Възможно е обаче между България и държавата, от която е издаден документът, да има сключен двустранен договор за правна помощ.

Такъв договор обичайно предвижда по-облекчен режим в сравнение с конвенцията и води до отпадане на изискването за удостоверяване с апостил. Нужно е единствено документът да бъде снабден с административен печат от съд или друго държавно учреждение или печат от нотариус.

Този документ също подлежи на заверка от МВнР само на подписа на заклетия преводач, с което се удостоверява верността на извършения превод на български език.

Идеята на Хагската конвенция, както и на международните договори за правна помощ е максимално да се улесни международният документооборот. Българските институции все по-често пренебрегват този облекчен режим и задължително изискват апостил на документите, въпреки че той не е необходим.

В Хагската конвенция е предвидено, че когато между две или повече от договарящите държави съществува договор, конвенция или споразумение, съдържащи разпоредби, които подчиняват удостоверяването на подписа, печата или марката на определени формални процедури, тази конвенция ги отменя, когато те са по-строги от предвидените в нея.

По аргумент на противното, след като имаме по-облекчен режим, разписан в двустранен договор между България и друга държава, конвенцията не го отменя и се прилага именно той. Облекченият режим недвусмислено изключва необходимостта от снабдяването на документа с апостил.

По тази причина изискването за поставянето му няма да бъде законосъобразно, защото противоречи на международен договор, надлежно ратифициран, обнародван и влязъл в сила за България, а такива се ползват с предимство пред вътрешното ни право.

Незаконосъобразното изискване води до редица неблагоприятни последици

В много от случаите, когато неправомерно се изисква апостил върху документите, става дума за мащабни проекти с голям материален интерес. Това води до значително удължаване на сроковете за извършване на процедурите. Не са без значение и значителните допълнителни финансови разходи на заинтересуваните лица и ненужната административна тежест.

В хода на тези процедури изискването за апостил на вече представени документи може да доведе до пропускане на законоустановени срокове. Това е така, защото снабдяването с апостил предвижда издаване на нов оригинален документ, за което се извървява целия път от печати от чужбина, връщане на документа в България, превод от заклет преводач и последваща заверка на подписа му от МВнР.

Отговорността
 на администрацията

Важно е да се има предвид Законът за отговорността на държавата и общините за вреди, според който държавата и общините отговарят за вредите, причинени на граждани и юридически лица от незаконосъобразни актове, действия или бездействия на техни органи и длъжностни лица при или по повод изпълнение на административна дейност.

Така например, ако в хода на лицензионна или регистрационна процедура длъжностните лица откажат тяхното извършване поради неправомерно изискване за апостил, засегнатите могат да търсят защита по съдебен път. Държавата и общините дължат обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, които са пряка и непосредствена последица от увреждането, независимо дали са причинени виновно от длъжностното лице.

Всяко заинтересувано лице може да предяви иск за обезщетение срещу органите, от чиито незаконни актове, действия или бездействия е претърпяло вреди.

От друга страна, самите длъжностни лица отговарят пред държавата за изплатените от нея обезщетения на увредени граждани и юридически лица. В зависимост от нарушението тяхната отговорност се осъществява при условията и по реда, предвидени в Кодекса на труда, Закона за държавния служител или в друг закон или указ.

Тази недооценена законова рамка трябва да бъде по-често използвана в неравния двубой с администрацията. В противен случай дори явните облекчения в международния документооборот придобиват смисъл на утежнения.

* Диана Караджова, адвокатско дружество "Точева и Мандажиева" - източник вестник "Капитал"